Настройка автоответов в связке Outlook — Exchange

 

Задача: настроить автоматический ответ на приходящие письма. В нашем случае это был автоответ типа «Спасибо, ваше резюме будет рассмотрено в самое ближайшее время»

Дано: Microsoft Outlook + Microsoft Exchange 2007

В данной задаче есть два не совсем правильных решения, и одно почти правильное.

Не совсем правильные решения:

  • Использовать автоответ об отсутствии (Outlook — Сервис — Заместитель). В этом случае автоответы отправляться будут, но к теме письма будет добавлено слово ОТСУТСТВУЕТ, что не всегда приемлемо, и самое неприятное что этот автоответ будет отправлен только один раз (на самом деле не совсем так. «счетчик автоответов» сбрасывается каждый раз, когда вы перезапускаете Outlook, но сути это не меняет). Outlook считает, что один раз уведомив адресата о том, что вы отсутствуете на рабочем месте — потом можно больше это не повторять, что по понятным причинам не всегда удобно (например, если вы настраиваете автоответы на служебной почте для приемки заказов, или приемки резюме и т.д.)
  • Использовать правило в Outlook с действием «ответить адресату используя шаблон». Этот вариант плох тем, что правило выполняется на стороне Outlook, а значит если пользователь не включил Outlook, то никаких автоответов никуда не уйдет.

Почти правильное решение:

  • Использовать правило в Outlook с действием «потребовать сервер ответить через текст» (have server reply using specific message). Здесь все хорошо, кроме одного нюанса — невозможно стандартными средствами сделать так, чтобы ответ уходил с использование оригинальной темы в письме. т.е. чтобы если вам написали письмо с темой «Заказ #1234», то ответ уходил бы с темой «RE:Заказ#1234» или что-то похожее. Нет. Так сделать нельзя. Ответ будет уходить с заранее определенной темой, одинаковой для всех писем. Это не совсем удобно, т.е. отправитель не знает на какое именно письмо был получен ответ. Но лучшего Microsoft пока не придумал.

Ниже описание как сделать такое правило, by Булдаков

1. Входим в систему под пользователем, для которого надо настроить автоответы. Запускаем Outlook (дальше пойдут картинки из Outlook 2003, в Outlook 2007 и 2010 процесс выглядит аналогично). Заходим в правила и запускаем создание нового правила (с чистого шаблона для приходящих писем):

2. Задаём условия применения – письма приходящие к нашему пользователю:

3. Указываем действия, которые применить к такому письму – потребовать сервер ответить через текстовый шаблон:

4. Далее нажимаем на текст, который надо ввести и в открывшемся окне вводим тему письма и текст – этот шаблон будет уходить в ответ на пришедшее письмо. По завершении редактирования письма нажимаем кнопку Сохранить и Закрыть:

5. В итоге готовое правило будет выглядеть следующим образом:

6. Далее всё оставляем по дефолту.

После этого учётную запись пользователя можно отключить, правило будет продолжать работать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Post Navigation

Яндекс.Метрика